Stundensatz berechnen als Selbständiger

20 Jun Stundensatz berechnen als Selbständiger

Stundensatz richtig berechnen für Freiberufler und Selbstständige

Die Berechnung eines Stundensatzes für Selbständige und Freiberufler ist nicht nur eine der Wichtigsten, sondern wahrscheinlich auch eine der schwersten Entscheidungen, die man als Freiberufler oder Selbstständiger zu treffen hat. Damit es noch komplizierter wird, denken viele auch darüber nach, gleich mehrere Stundensätze für die verschiedenen Tätigkeiten zu berechnen – je nach Komplexität und Schwierigkeitsgrad der Aufgabe. So sieht man zum Beispiel sehr häufig, dass wissensintensivere und aufwändigere Tätigkeiten zu einem höheren Stundensatz angeboten werden, als die vermeintlich „einfachen“ Tätigkeiten. Mehrere Stundensätze findet man aber vor allem bei größeren Firmen. Als Selbständiger sollte man sich bewusst sein, dass einem jede Arbeitsstunde nur einmal zur Verfügung steht und dass man auch schließlich alles „selbst“ machen muss. Vor allem wenn der Kundennutzen im Vordergrund steht ist es nicht immer möglich, eine bestimmte Tätigkeit an einen anderen Dienstleister abzugeben.

Andererseits gibt es bei der stundenbasierten Abrechnung auch eine Zeit, die keinesfalls angerechnet werden darf – und das ist die sogenannte Lernkurve. Darunter versteht man die Zeit, die ein Betriebswirt oder Handwerker benötigt, um die notwendige Tätigkeit zu (er)lernen. Dazu zählen Tätigkeiten, die man früher nicht gemacht hat. Noch immer wird häufig nach dem Prinzip Hoffnung kalkuliert. Handwerker verlangen im Jahr 2022 zwischen 49 und 70 Euro netto zzgl. 19 % MwSt pro Stunde. Wenn man nachfragt sind es häufig Preise, welche auch die Konkurrenz verlangt. Andere Unternehmen verlangen auf einmal 5 Euro mehr, weil ja alles steigt. Aber in Gesprächen stellen wir immer wieder fest: so richtig kalkuliert keiner. Es wird geschätzt und das verlangt was andere verlangen. 

Welche Faktoren und Kosten beeinflussen den Stundensatz eines Selbständigen?

Die Gefahr dass man „sich selbst belügt“ ist die größte Gefahr, die bei der Berechnung eines Stundensatzes besteht. Vor allem diejenigen, die ihre erste Schritte in die Selbstständigkeit wagen, nehmen aus ökonomischen Zwängen oder finanzieller Sicherheit zuerst jeden Kunden an, und berechnen dabei einen zu niedrigen Preis pro Stunde. Häufig liegt der niedrige Stundensatz auch daran, dass man sich sein herkömmliches Angestelltengehalt durch die Anzahl der Wochenstunden teilt und 30 Prozent Steuern aufschlägt. Diese Berechnung des Stundensatzes für Selbständige oder Freiberufler ist aber mehr als nur fraglich. Der Stundensatz, der daraus resultiert ist in der Regel zu niedrig, dann ein Selbstständiger muss auch andere finanzielle unvorhersehbare Ausgaben entrichten, als ein Angestellter. Des Weiteren kann der Selbstständige auch nicht jede Stunde am Tag für den Kunden arbeiten, sondern muss vielmehr Tätigkeiten wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Akquise neuer Kunden etc. vielfach selbst erledigen. Auch diese Arbeit muss in die Berechnung des Stundensatzes für Selbständige mit einfließen. Wenn auch zu einem niedrigeren Stundensatz.

Um an eine individuelle Formel für die Berechnung des eigenen Stundensatzes als Selbständiger zu kommen, muss man sich zuerst einige Fragen stellen. Es muss deutlich geklärt werden,  wie viele Stunden einem tatsächlich wöchentlich zur Verfügung stehen. Des Weiteren sollte man auch alle seine monatlichen Kosten berechnen und feststellen, wie oft man im Jahr durchschnittlich krank ist und wie viel Urlaub man haben möchte. Diese Überlegungen sind jedoch zu abstrakt, weshalb in diesem einfachen Beispiel versucht wird, den Vorgang einer soliden Stundensatzkalkulation deutlicher zu machen. Angenommen, der Selbstständige möchte jährlich 60.000 € verdienen bzw. 5.000 € monatlich brutto. Es ist wichtig zu verstehen, dass aus diesem Betrag Abgaben resultieren, neben  Miete auch die notwendigen Versicherungen wie Haftpflicht-, Pflege- und Krankenversicherung, sowie Altersvorsorge. Diese müssen zur Berechnung des Stundensatzes für Selbständige mit einbezogen werden und vor allem auch ein Risikozuschlag, der durch unvorhersehbare Kosten entstehen könnte wie eine Steuerprüfung oder eine Pandemie.

Wie könnte eine Berechnung des Stundensatzes für Selbständige aussehen?

Als Berechnungsgrundlage für den Stundensatz kann nun die “klassische” 40-Stunden-Woche genommen werden. Ohne Krankheit, Urlaub und andere „Ausfälle“ können wir jährlich maximal 1.920 Stunden verplanen. Dieser Stundensatz ist jetzt mit dem eines Angestellten vergleichbar, doch ein Selbstständiger muss weit mehr zahlen. Zu den notwendigen Ausgaben gehört die Büromiete, Computer und Software, sonstige Technik wie Telefonanlage und Drucker, Inventar wie Schreibtisch und Büromaterial, Werbekosten, Heizungs- und Stromkosten, Beratung, Versicherungen und Beiträge, Reisekosten, Weiterbildungskosten…die Liste geht selbstverständlich noch weiter. Deshalb gilt es, für sich selbst sehr genau und ehrlich abzuschätzen, wie viel Gehalt man als Selbständiger pro Monat bzw. pro Jahr benötigt wird. Selbstverständlich kann man an einem oder anderem Ende sparen, wenn man zum Beispiel von zuhause aus arbeitet und keine Miete zahlen muss.

Es ist aber gewiss nicht übertrieben wenn man sagt, dass der Selbstständige alleine im ersten Jahr zusätzliche 30.000 € benötigt, um sämtliche Kosten zu decken, die zusätzlich entstehen. Zum Wunschgehalt als Selbständiger von 60.000 € jährlich kann man demnach noch weitere 30.000 € dazu rechnen, und die ganze Summe durch die verfügbaren 1.920 Stunden teilen. Der Stundensatz liege in diesen Fall bei 47 Euro, vorausgesetzt dass man im Jahr tatsächlich alle 1.920 Stunden arbeiten kann. Es ist aber vollkommen sinnlos überhaupt anzunehmen, dass man im Jahr tatsächlich alle verfügbaren Jahresstunden auch abrechnen wird. Der Faktor Zeit muss dafür in unserer Betrachtung nun sehr realistisch und vorsichtig berücksichtigt werden. Wir müssen also davon ausgehen, dass wir uns neben Urlaub (15-25 Tage) um weitere Tätigkeiten zum Beispiel Werbung, Buchhaltung und Akquise von Neukunden kümmern müssen, die für die Selbstständigkeit notwendig und sehr wichtig sind.

Darüber hinaus möchten wir uns persönlich weiterentwickeln und fortbilden, damit wir auch den Entwicklungen in unserer Branche standhalten können. Schlussendlich kann es immer dazu kommen, dass ein Projekt einfach länger andauert als geplant und dass man sich verkalkuliert hat. Zieht man also von den verfügbaren Jahresstunden einmal 30 Tage Urlaub ab (sprich 240 Stunden) hat man dann nur noch 1.680 Stunden zur Verfügung. Jetzt möchte man davon ausgehen, dass nur etwa 70 % von diesen Stunden auch abgerechnet werden können, da man sich in der restlichen Zeit um die oben genannten andere Dinge kümmern muss. Am Schluss sind es dann nur noch 1.176 Stunden, die als Selbständiger abgerechnet werden. Der Stundensatz sollte unter diesen Voraussetzungen 76 Euro betragen. Zwar kann man sich abschließend auch auf die Stundensätze möglicher Wettbewerber anschauen, doch wegen der so exorbitanten Unterschieden ist dieser Vergleich kaum zielführend. 

Wie kann man den Stundensatz als Selbständiger reduzieren?

Es besteht die Möglichkeit, bei der Berechnung des Stundensatzes als Selbständiger oder Freiberufler den Verkauf von Produkten mit einzuberechnen. Wenn Sie Handwerker sind und sowieso immer ein Reinigungsprodukt oder fertige Rohstoffe zu ihrer Dienstleistung verkaufen oder davon ausgehen können, dass in 50 Prozent der Fälle immer ein Produkt mitverkauft wird, können Sie aus ihrem Stundensatz eine Mischkalkulation machen und den Gewinn des verkauften Produkts mit einberechnen.

Wie kann man den Stundensatz als Selbständiger erhöhen?

Maßgeblich für die Erhöhung des Stundensatzes als Selbständiger ist die Wahrnehmung des Kunden. Wenn Sie auf ein Gebiet spezialisiert sind, über eine hohe Reputation am Markt verfügen, einen ausgezeichneten Namen haben und vielleicht mit einer guten Technologie aufwarten, können Sie ihre Stundensatz als Selbständiger, Freelancer oder Existenzgründer anheben. Natürlich können Sie mit einem Putzservice der einfach vergleichbar ist keine großen Sprünge im Stundensatz erwarten. Sie sollten sich mit ihrem Wissen als Spezialist von anderen Mitbewerbern deutlich absetzen. Ihre Arbeit muss einen Wert für den Kunden darstellen, für den er gerne bereit ist, auch etwas mehr zu bezahlen. Individuell können Sie den Stundensatz hier berechnen lassen.

Welche Fehler sind bei der Stundensatz Berechnung Selbständiger häufig?

Das Problem in der Kalkulation des Stundensatzes für Selbständige und Freiberufler besteht eigentlich darin, dass sich nur die wenigsten ausführlich damit befassen und setzen für eine Arbeitsstunde ohne großes Nachdenken und Recherche einfach einen fiktiven Stundensatz fest. Dabei werden immer zwei gleiche Fehler gemacht:

a; Wenn man den Stundensatz zu hoch ansetzt, reibt man sich später verwundert die Augen, dass auf die Angebote kein Kunde eingeht.

b; Andere dagegen berechnen einen zu kleinen Stundensatz und müssen später nach Abzug der Kosten erkennen, dass sie trotz guter Auftragslage kaum Geld verdient haben. Diese Selbständigen können dann nur schlecht die Stundensätze anheben und arbeiten lange Zeit für wenig Geld. Das sind dann die Selbständigen, die immer arbeiten und nie wirklich etwas verdienen.

Der optimale Stundensatz für Selbständige muss also für die beiden Seiten (Kunde und Selbstständiger) akzeptabel sein. Bei der Berechnung – Kalkulation des Stundensatzes für Selbständige und Freiberufler sind jedoch einige grundlegende Faktoren zu berücksichtigen, die von entscheidender Bedeutung, sowohl für das Privat- als auch für das Arbeitsleben des Freiberuflers sind. Mit der Berechnung Ihres eigenen Stundensatzes als Selbständiger oder Existenzgründer sollten sich vor allem diejenigen befassen, die mitten in der Vorbereitung einer Existenzgründung stecken. Sie können sich dabei viel Stress ersparen und einen riesigen Vorteil dadurch gewinnen, wenn Sie die Berechnung des Stundensatzes als Existenzgründer schon von Anfang an richtig angehen. Wenn Sie Hilfe brauchen, lassen Sie sich von einem Unternehmensberater beraten. 

Ohne Gewinn kein Geschäft!

Jeder Unternehmer, auch der Freiberufler und der Selbstständige benötigt einen Gewinn. Der Sinn des Gewinns liegt darin, diesen später als Rücklage einzusetzen. Das können zum Beispiel Investitionen sein, aber auch Phasen mit einem Auftragsloch. Eine Rücklage hilft dabei, bis zum nächsten Auftrag die Durststrecke der Neukundengewinnung zu überwinden. Damit Sie für Ihre Dienstleistungen den kalkulieren Stundensatz berechnen können, müssen Sie Ihren Kunden im Bedarfsfall klarmachen, warum dieser Stundensatz gerechtfertigt ist. Sehr wichtig dabei ist die Nutzenargumentation. Indem Sie versuchen Ihre Kosten zu rechtfertigen, begehen Sie einen großen Fehler. Dagegen sollten Sie lieber den Kundennutzen und Ihre Vorteile darstellen. 

Fazit der Stundensatzkalkulation für Selbständige und Existenzgründer

Stundensätze der Kreativbranche stoßen bei Kunden immer wieder auf Verwunderung. Im ersten Moment hören sich 70 Euro oder 90 Euro pro Stunde wahnwitzig an. Das ist teilweise der Unwissenheit geschuldet, denn wie obige Kalkulationen zeigen, sind Stundensätze von 50 bis 70 € normal. Was aber für einen Selbstständigen wichtig ist, ist sich ständig an seine Bedürfnisse und die Bedürfnisse seiner Unternehmung zu orientieren. Nur auf diese Weise kann eine solide und betriebswirtschaftliche Berechnung entstehen. Für den dauerhaften Erfolg ist nämlich ein kostendeckender Stundensatz ausschlaggebend. Nicht ohne Grund sind Defizite in der kaufmännischen Kalkulation des Stundensatzes für Selbständige die größte Schwachstelle bei Neugründungen.

Nach unserer Erfahrung sind Kunden auch eher bereit, einen guten Stundenlohn zu bezahlen als nicht verständliche Kosten. Wer für die Baustelleneinrichtung als Fliesenleger oder Heizungsinstallateur 299 Euro verlangt, trifft auf Entsetzen. Auch wenn die Kosten real 1:1 anfallen. Ebenfalls für einen Auszubildenden 29 Euro pro Stunde abzurechnen oder für Fahrtkosten pro Kilometer 0,50 Cent plus eine Fahrzeugpauschale. An diesen Kosten wird sich der Kunde anstoßen. Versuchen Sie diese Kosten sehr gering zu halten. Definieren Sie sich über Leistung und Qualität. Gerne beraten wir Sie als Unternehmer und Handwerker im Großraum Regensburg, wie Sie sich noch besser aufstellen, mehr Sichtbarkeit im Internet erzielen und eine hohe Rendite erzielen. Wir beraten Sie auch vollumfänglich und geben wertvolle Tipps, wie Sie in Ihrem Unternehmen Kosten sparen und den Gewinn steigern. Sprechen Sie uns an.