21 Apr. ABC Analyse im Zeitmanagement
ABC Analyse im Zeitmanagement
Während die ABC Analyse Existenzgründern vor allem hilft, wichtige Kunden von nicht profitablen Kunden zu unterscheiden und festzulegen, welche Aufgaben als erstes zu bewältigen sind, ist die ABC Analyse im Zeitmanagement auf andere Ziele ausgerichtet. Denn der Existenzgründer muss sich anhand der ABC Zeitmanagement Analyse klar machen, mit welchen Aufwand man welchen Ertrag erreichen kann. Der Vorteil einer ABC Analyse im Zeitmanagement liegt in der Unkompliziertheit und schnellen Anwendung. Das Ziel dieser ABC Analyse für ein perfektes Zeitmanagement ist der Fokus auf wichtige Dinge.
Vor allem in der Praxis neigen Existenzgründer zu Aufgaben, welche keinen großen Ertrag erzielen und auch später erledigt werden können. Aber auch bei alt eingesessenen Unternehmen stellt sich die Frage, ob der Inhaber z.B. selbst noch Autos verkaufen muss, wenn er acht Verkäufer beschäftigt. Sicherlich, die Einsparung der Provision und der persönliche Erfolg, mit Befriedigung des eigenen Egos sprechen dafür, jedoch bleiben die wichtigen Management Aufgaben auf der Strecke. Zu allererst steht die genaue Tätigkeitsaufzeichnung pro Tag. Tragen Sie hierzu für eine Woche alle Tätigkeiten in eine ABC Liste ein. Unterscheiden Sie:
A = sehr wichtige Aufgaben die möglicherweise auch Geld bringen
B = wichtige Aufgaben, die jedoch keinen Ertrag bringen (Lobbyarbeit als Beispiel)
C = Routine Arbeiten wie Prospekte bestellen oder Buchführung
Nach einer Woche erhalten Sie eine Auswertung mit Daten, wie viel Zeit Sie für A Aufgaben aufwenden, B Aufgaben und C Aufgaben. Bei Existenzgründern, als auch langjährig eingesessenen Unternehmen schaut die Auswertung der ABC Analyse im Zeitmanagement zumeist wie folgt aus:
A = ca. 15 % der Zeit
B = ca. 25 % der Zeit
C = ca. 60 % der Zeit
Als Existenzgründer oder Geschäftsführer sollten Sie sich nun überlegen, ob es wirklich notwendig ist, soviel Energie in unwichtige Arbeiten zu verschwenden. Am Anfang werden Sie sich Ausreden überlegen, warum gerade Sie für die Buchhaltung oder den Verkauf eines Autos der richtige Partner sind. Wenn Sie diese Liste aber Freunden oder unabhängigen Personen, wie einem Unternehmensberater vorlegen, werden Sie schnell erkennen, dass die Gesprächspartner Sie dazu anregen, die Verteilung komplett zu überdenken. Grundsätzlich sollte man bis zu 70 % seiner Energie als Existenzgründer oder Geschäftsführer für A Aufgaben einplanen und 20 % für B Aufgaben.
Wie strukturiert man Aufgaben im Zeitmanagement?
Selbst Krankenkassen bieten inzwischen Burn-Out Patienten eine ABC Analyse im Zeitmanagement an. Denn Menschen werden schneller krank, wenn sie wichtige und anstehende Aufgaben nicht systematisieren, also nicht entscheiden, welche Aufgaben erstrangig zu erledigen sind. Grundsätzlich sind A Aufgaben in folgende Kategorie einzuordnen:
– A Aufgaben sind nicht übertragbar (z.B. persönliches Gespräch beim Importeur)
– A Aufgaben bringen den größten Nutzen, ob kurzfristig oder langfristig
– A Aufgaben haben negative Konsequenzen wenn diese nicht bearbeitet werden
– A Aufgaben müssen für bearbeitenden Mitarbeiter gemacht werden
Ziel einer ABC Analyse im Zeitmanagement ist sich selbst zu verdeutlichen, mit welchen Aufgaben man die meiste Zeit des Tages verbringt. Die Prioritätenliste hilft eine ausgewogene Relation in Reihenfolge zu bringen. Denn es müssen nicht nur immer A Aufgaben erledigt werden. Das Zeitmanagement kann man auch mit Hilfe des Eisenhower Prinzips, des Pareto Prinzips, des ALPEN Prinzips und des SMART Prinzips überdenken. Beispiele einer ABC Analyse mit Mustervorlage finden Sie hier.
Zeitmanagement im Pareto Prinzip
Wie in der ABC Analyse besprochen, kann man mit nur 20 % der Arbeiten ca. 80 % des Einkommens erzielen. Das Pareto Prinzip wurde in Italien von Vilfredo Pareto erfunden. Er stellte fest, dass 80 % des Einkommens des italienischen Staates von 20 % der Bevölkerung erzielt wird. Diese 80 zu 20 Regel lässt sich auch auf viele Bereiche im Unternehmen übertragen. Es gilt die 20 % der Aufgabe so zu erledigen, dass Sie bereits damit 80 % der angestrebten Dinge erreicht haben. Aber auch hier muss eine Priorisierung von Aktivitäten und Aufgaben vorgenommen werden, um im Zeitmanagement nach dem Pareto Prinzip die bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
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Zeitmanagement nach dem Eisenhower Prinzip
Der damalige General und spätere USA Präsident D. Eisenhower hat bereits 1955 Aufgaben anhand der Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet und in vier Kategorien eingeteilt.
1. Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip, die sehr dringend sind und oberste Priorität haben, wie Hunger, Terror oder Krieg.
2. Aufgaben die wichtig und dringend sind und eine Terminierung benötigen, wie der Besuch des Kanzlers oder politische Termine.
3. Aufgaben die nicht wichtig, jedoch dringend sind. Diese Aufgaben hat Eisenhower oft delegiert, um die Anzahl der eigenen Aufgaben zu minimieren.
4. Aufgaben die nicht wichtig und dringend sind wie Anfragen von Journalisten. Diese Aufgaben leitete er weiter oder wurden nicht beantwortet.
Zeitmanagement mit dem ALPEN Prinzip
Das ALPEN Prinzip wurde ebenso wie die ABC Analyse im Zeitmanagement geschaffen um die wichtigsten Aufgaben schnell und effektiv zu bearbeiten. Hierbei unterteilt man das ALPEN Zeitmanagement in folgende Bestandteile:
A: Aufgaben aufschreiben und eine To-Do Liste für die Woche oder den Tag erstellen. Ebenso Aufgaben die man in der letzten Woche nicht geschafft hat.
L: Die erstellte To-Do Liste wird mit einem erforderlichen Zeitbedarf versehen, sowie einer realistischen Einschätzung. Je realistischer man selbst seine Aufgaben bewertet, desto konzentrierter arbeitet man die Aufgaben ab.
P: Einer der größten Fehler im ALPEN Zeitmanagement besteht darin, die Aufgaben bis zur letzten Stunde zu verplanen. Kommt der Geschäftspartner zu spät, der Computer hat kein WLAN mehr, oder ein Mitarbeiter hat zahlreiche Fragen, so bricht der Zeitpuffer auseinander. Deshalb sollte man im ALPEN Zeitmanagement maximal 60 % der Zeit verplanen um Stress zu vermeiden.
E: In dieser Kategorie trifft man vor allem Entscheidungen und legt die Prioritäten fest. Ein großer Fehler wäre es, die kleinsten Aufgaben am Anfang zu bearbeiten und am Ende des Tages festzustellen, dass die größte Aufgabe noch offen ist. Umgekehrt ist deutlich besser.
N: Die Nachkontrolle gibt einen die Gewissheit, alle eingeplanten Arbeiten geschafft zu haben. Sollte dies aufgrund unkalkulierbarer Probleme nicht möglich gewesen sein, so müssen diese für den nächsten Tag in die To-Do Liste übertragen werden. Hierbei gilt es jedoch zu beachten, dass die Liste am nächsten Tag nicht schon in der Nacht Schweißausbrüche auslöst.
Zeitmanagement im SMART Prinzip
Beim Smart Zeitmanagement geht es vor allem darum, die persönlichen Arbeiten besser zu planen. Und auch konkrete Ziele genau zu definieren und zu verwirklichen. Das SMART Zeitmanagement unterteilt sich in folgende Kategorien:
S = Spezifisch. Hierbei wird jedes Ziel eindeutig formuliert. Dadurch fällt es leichter, die notwendigen Aufgaben zu erreichen. Möchten Sie also zehn Neukunden täglich ansprechen, definieren Sie die Ziele wie Sie dies erreichen möchten und starten nach Sammlung der Daten mit der Ansprache.
M = Messbar. Die definierten Ziele müssen immer messbar sein. Denn nur wenn Sie wirklich zehn Neukunden angerufen haben, ist es möglich festzulegen ob Sie das Ziel erreicht haben. Die Motivation und Zielstrebigkeit spielen hierbei eine große Rolle.
A = Aktionsorientiert. Formulieren Sie die Ziele stets positiv. Sagen Sie sich selbst, wenn ich 10 Neukunden anspreche, verdiene ich im Monat bis zu XY mehr. Legen Sie sich auch Ziele fest, die Sie gerne machen. Wenn Sie nicht telefonieren können, besuchen Sie die Kunden vor Ort.
R = Realistisch. Die besten Ziele bringen nichts, wenn sie zu hoch gesteckt und nicht erreichbar sind. Sie können als Existenzgründer nicht mit Apple und Siemens mithalten. Auch etablierte Agenturen stehen weit über Ihrem realistischen Ziel, selbst wenn Sie deutlich besser sind. Ziele müssen motivieren und dürfen nicht zu Frustration und Stress führen. Erreichbare realistische Ziele schaffen Motivation.
T = Terminierter. Jedes selbst gesteckte Ziel benötigt einen Zeitplan und muss terminierbar sein. Konsequent kann nur dann gearbeitet werden, wenn man die Ziele realistisch hält und die Etappenziele und Fortschritte überprüft.
Ob als Existenzgründer, Freiberufler oder gestandener Unternehmer. Sie sollten regelmäßig Ihr Zeitmanagement überprüfen und an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen. Planen Sie mit einer ABC Liste und notieren sich die Zeit für die Erledigung der Aufgaben. Dadurch unterstützten Sie Ihr Zeitmanagement und optimieren Ihre Arbeitszeit. Dies kommt immer der Freizeit, dem Ertrag und der Familie zu gute. Viele wertvolle und nützliche Tipps finden Existenzgründer auch bei Gründer Welt!
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