Wie baut man ein Qualitätsmanagementsystem auf?

18 Jul Wie baut man ein Qualitätsmanagementsystem auf?

Aufbau Qualitätsmanagementsystem für Unternehmen

Bevor Sie Ihr eigenes Qualitätsmanagementsystem (QM-System) für eine Abteilung oder die ganze Firma aufbauen, ist die genaue Analyse der vorhandenen Prozesse im Unternehmen wichtig. Ihr Unternehmen und dessen Erfolg ist das Bauwerk mehrerer ineinandergreifender Prozesse. Und zwar der Führungsprozesse, Leistungsprozesse, Unterstützungsprozesse und Verbesserungsprozesse. Der Unternehmer selbst kann jedoch die vorhandenen Prozesse nicht analysieren. Weil er die Analyse nicht neutral angehen kann. Hier empfiehlt sich unsere Dienstleistung als Unternehmensberater im Großraum Regensburg. Nach der Analyse und Bewertung der Ist-Situation kann man die Prozesse der Praxis anpassen und ein QM-Dokument erstellen und umsetzen. Unternehmen mit einem funktionierendem Dokumentenmanagment und Prozessmanagement sparen Geld und Zeit. Außerdem erhöht sich die Qualität der Dienstleistungen und Produkte.

Die Führungsprozesse – Steuerrad Ihres Unternehmens

Die Führungsprozesse definieren sich aus sämtlichen Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Steuerung beitragen. Diese Prozess-Art steuert nicht nur das Unternehmen im Ganzen. Jede Abteilung und jeder Mitarbeiter wird durch diese Führungsprozesse geleitet. Sie beinhalten die Qualitätspolitik und das Erreichen diesbezüglicher Ziele. Auch die Personalführung sowie das Controlling vorhandener Informationen sind Teile dieser Führungsprozesse und wichtig für Ihr Qualitätsmanagementsystem. Typische Prozesse der Führung sind  die Planung und Entwicklung von Personal, Sicherstellung der Finanzierung oder sachbezogene Führungsprozesse.

Die Leistungsprozesse – den Umsatz im Blickfeld des Qualitätsmanagement

Ihr Unternehmen und dessen komplette Organisation baut sich durch Abläufe in allen Abteilungen und Leistungsbereichen auf. Der Bereich der operativen Abläufe, aus welchen der Umsatz generiert wird, beschreibt die Leistungsprozesse Ihres Betriebes. Wenn Sie also ein großes Autohaus leiten, wären es vor allem die Bereiche Werkstatt und Verkauf von Autos und Ersatzteilen.

Die Unterstützungsprozesse – Nährboden der Leistungsprozesse

Die Leistungsprozesse und deren Ausführung entwickeln sich aus den Ressourcen der Unterstützungsprozesse. Diese sind der Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens und bilden sich aus unterschiedlichen Bereichen. Vom Personal Management, Marketing, Online Marketing bis zur Buchhaltung und der Dokumentenverwaltung bilden viele Abteilungen diese Unterstützungsprozesse. Funktionieren die Unterstützungsprozesse nicht optimal kann das Qualitätsmanagement nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Die Unterstützungsprozesse stellen mit die Basis eines erfolgreichen Aufbau eines Qualitätsmanagement System dar. Ein einfaches Beispiel wäre der fehlende Input vom Einkauf für einen Newsletter. Liefert der Einkauf im Vorfeld keine guten Preise und die entsprechende Menge an Ware, so kann der Newsletter vom Marketing nicht erfolgreich umgesetzt werden.

Die Verbesserungsprozesse – aus Fehlern lernen durch Qualitätsmanagement

Oft als Teil der Unterstützungsprozesse betrachtet, beinhalten die Verbesserungsprozesse ausschließlich Arbeitsbereiche, die zur Optimierung und Qualitätssteigerung innerhalb des Unternehmens gehören. So sind hier die Ursachenrecherche für fehlerhafte Produkte und Dienstleistungen oder das Risikomanagement Teile der Verbesserungsprozesse. Dieser Prozess-Bereich beinhaltet auch die professionelle Analyse von Kundenbeschwerden. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist fortlaufend und aus dem Qualitätsmanagement ISO 9001 bekannt. Gesteuert wird er über die Formel: Planen, umsetzen, überprüfen und handeln. Derzeit wird viel Wert auf die Verbesserung des Umweltmanagements gelegt und die Informationssicherheit. 

Erfassung der Ist-Situation für den Aufbau eines Qualitätsmanagement-System

Nach der Dokumentation von Bestand und Zustand vorhandener Unternehmensprozesse folgt eine nicht weniger wichtige Aufgabe. Gemeinsam mit allen Beteiligten werden sämtliche Prozesse bezüglich ihrer Verbesserungspotentiale analysiert. Nicht außer Acht gelassen werden dürfen hierbei alle Möglichkeiten in puncto Kostenreduzierung. Dabei wird geprüft, ob und in welchem Maße die vorhandenen Prozesse den Kundenbedürfnissen und Wünschen entsprechen. Auch sämtlichen behördlichen und rechtlichen Anforderungen müssen die Prozesse im Qualitätsmanagement gerecht werden.

Die recherchierten Potentiale der Kostenreduzierung und der Prozessverbesserungen werden auf einen Maßnahmenplan übertragen und schließlich analysiert. Ein Kennzahlensystem hilft bei der Analyse und Bewertung der vorhandenen Daten. Dieses Kennzahlensystem wird für diese Analyse übersichtlich und reduziert erarbeitet. Es enthält Informationen über Kunden und Mitarbeiter sowie Prozesse und Finanzen des Unternehmens. Sehr sinnvoll beim Aufbau eines Qualitätsmanagement System ist die gewonnenen Daten auch einer ABC Tabelle zuzuordnen. (A = sehr wichtig, B = wichtig, C = weniger wichtig) Erfahrungsgemäß schaffen die meisten Firmen ohne Unternehmensberater maximal die Hälfte der Kategorie A und geben dann auf.

Die Prozess-Anpassung – aus Theorie wird Praxis beim Aufbau des QM-System

Die aus der Ist-Analyse gewonnenen Erkenntnisse sind nun die Grundlage für Verbesserungen. Gemeinsam mit den zuständigen Führungskräften betreffender Bereiche gilt es nun, daraus Lösungsvorschläge zu erarbeiten. In der Praxis müssen Mitarbeiter lernen, tägliche Vorgehensweisen und damit einhergehendes Handeln zu verändern. Die in der Prozessdokumentation erarbeitenden Punkten sollten zeitgleich angepasst werden. Im Laufe der Anpassung werden fehlende Dokumente für ein Handbuch zum Aufbau eines Qualitätsmanagementsystem erstellt. Erarbeitete Organigramme machen Abläufe und Hierarchien sichtbar. Stellenbeschreibungen, Einarbeitungspläne und Jahresschulungspläne systematisieren Vorgehensweisen bezüglich Arbeitnehmeraufgaben und machen Arbeitsplätze vergleichbar. Erfassungsbögen für Vorschläge und Beschwerden und festgestellte Fehler, sowie Übersichten bezüglich eingesetzter Prüfmittel und Messmittel optimieren die Fehlerbearbeitung. Diese und andere Dokumente sind Teil dieses Handbuchs und erwecken Ihr Qualitätsmanagementsystem zum Leben.

Das Management-Handbuch – das Lexikon Ihres Qualitätsmanagements

Die erstellten Dokumente sind das Ergebnis Ihrer angepassten und umgesetzten Prozesse. Daraus entsteht Ihr Management-Handbuch. Es dient als Nachschlagewerk, dass für alle Mitarbeiter frei zugänglich sein sollte. Im Idealfall gilt: Online abgelegt und durch die Eingabe von Suchbegriffen kann es von jedem Mitarbeiter und jedem Computer-Arbeitsplatz gelesen und verwendet werden. Sie machen es zu einem firmeninternen Wikipedia im Qualitätsmanagementsystem. Dadurch wird auch ein Wissenstransfer für neue Mitarbeiter sichergestellt.

Die Kontrolle nach dem Aufbau des Qualitätsmanagementsystem

Zu jedem Zeitpunkt verändern sich Abläufe, die Modernisierung und Änderungsbedarf innerhalb des Unternehmens fordern. Dies gilt auch für Ihr Qualitätsmanagementsystem. Hier werden in regelmäßig stattfindenden Audits die praktischen Abläufe den dokumentierten Prozessen gegenüber gestellt. Notwendige Änderungen werden analysiert, Verbesserungsvorschläge aufgenommen und optimiert. Die Prozesse werden den Änderungen des praktischen Ablaufs angepasst. Vergleichen Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem und dessen Funktionen mit Ihrem Navigationssystem im Fahrzeug. Ihr Qualitätsmanagementsystem und Ihr Navigationssystem haben die Aufgabe, Sie auf bestmöglicher Strecke und hindernisfrei zum Ziel zu bringen. Dies funktioniert mit richtiger Software und bestmöglicher Zieleingabe. Baustellen, Staus und neue, bessere Wegführungen erwarten Ihre ständige Aufmerksamkeit.

Letztendlich ist es Ihr Eingriff, der im richtigen Moment die Streckenführung ändert und die Zielführung optimiert. Diese manuelle Änderung macht Ihr Qualitätsmanagementsystem zum perfekten Begleiter, wenn Sie mit ständiger Aufmerksamkeit die aktuelle Situation beobachten und zum richtigen Zeitpunkt bereit sind, Prozesse zu optimieren. Ihr Qualitätsmanagementsystem wird Ihr Wegbegleiter zu gesteckten Zielen. Der Aufbau eines Qualitätsmanagement System in zeitaufwendig, rechnet sich jedoch fast immer. Zudem werden die Bemühungen beim Aufbau eines QM-System vom Kunden erfasst und immer positiv bewertet. Für Vorschläge und Fragen zum Artikel stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung. Gerne unterstützen wir Ihre Firma in der Oberpfalz und dem Großraum Regensburg bei der Umsetzung oder dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Ideal ist mit einer Abteilung zu beginnen und nicht gleich alle Strukturen auf den Prüfstand zu stellen. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.